Fire sprinkler merupakan sistem pemadam kebakaran pada sebuah bangunan. Fire sprinklerakan secara otomatis menyala bila terjadi kebakaran. Fire sprinkler wajib tersedia di mall maupun di gedung perkantoran, bahkan termasuk di rumah sakit.

Beberapa tahun lalu, di salah satu rumah sakit di Australia, sistem sprinkler tersebut menyala karena terpicu oleh api. Api dapat dikuasai segera, namun air dari fire sprinkler terlanjur membasahi seluruh ruangan, termasuk ruangan tempat penyimpanan dokumen rekam medis para pasien.

Dokumen rekam medis yang basah lalu dikeringkan dengan cara dijemur di terik matahari. Setelah dikeringkan, dokumen rekam medis tersebut dikembalikan ke tempat semula. Selama 6 bulan sejak kejadian tersebut, ditemukan kasus kesehatan bahwa petugas rekam medis sangat sering sakit. Setelah diteliti, ditemukan bahwa jamur yang terdapat pada dokumen rekam medis menjadi penyebab dari sering sakitnya petugas rekam medis.

Ternyata proses penjemuran saja tidak cukup untuk mengembalikan
rekam medis kepada keadaan semula. Karena dianggap membahayakan kesehatan petugas rumah sakit termasuk para dokter, keputusan sulit pun diambil. Semua dokumen rekam medis yang berjamur harus dimusnahkan.

Sebelum dokumen rekam medis yang berjamur dimusnahkan, konten dari rekam medis harus diselamatkan. Caranya adalah dengan melakukan pemindaian atau scanning dokumen rekam medis tersebut.
Dengan kondisi dokumen yang berjamur, petugas scanning pun harus ekstra waspada bahkan dilengkapi dengan kostum khusus yang serupa dengan kostum petugas penanggulangan wabah virus flu burung. Tentu alasannya adalah demi kesehatan mereka sendiri.

Andai saja scanning dokumen rekam medis dilakukan sebelum kejadian basahnya dokumen karena fire sprinkler maka petugas scanning dokumen rekam medis tidak perlu sampai menggunakan kostum khusus seperti itu.

Scanning dokumen rekam medis adalah kegiatan yang tidak secara langsung mendatangkan uang bagi rumah sakit maupun penyelenggara layanan kesehatan lainnya, namun sesungguhnya memiliki manfaat yang sangat banyak. Di antara manfaat tersebut adalah dapat menghemat pengeluaran karena dapat menghemat penyimpanan fisik rekam medis.

Selain itu, penyimpanan versi digital dari rekam medis juga dapat mengurangi waktu pencarian dokumen rekam medis sehingga mempercepat proses pelayanan di rumah sakit sehingga jumlah pasien yang dapat dilayanipun diharapkan meningkat.

Manfaat lain dari pengarsipan rekam medis secara digital dari contoh kasus di Australia adalah antisipasi terhadap terjadinya kebakaran. Mungkin bukan dokumen rekam medis yang terbakar. Namun kebakaran kecil sedikit saja di gedung yang sama dengan ruang arsip rekam medis, dapat memicu fire sprinkler bekerja sehingga pada akhirnya dapat merusak dokumen rekam medis.

Bila keseharian Anda berkutat dengan pengelolaan rekam medis di rumah sakit, programkanlah scanning dokumen sesegera mungkin dan secara berkala, sebelum ada sprinkler yang terpicu untuk bekerja, membasahi seluruh rekam medis pasien.

Bila Anda memiliki kenalan pengambil kebijakan di rumah sakit, utamanya berkaitan dengan pengelolaan rekam medis, tunggu apa lagi? Ceritakan kejadian ini kepadanya, semoga banyak pasien yang dapat diselamatkan dengan cara mendigitalkan rekam medisnya, sebelum terlambat.

Source : Arif Rahmat  (ayoscan.com)